Newsletterversand mit WordPress
Warum Newsletter über den eigenen Server verschicken?
Es gibt einige gute Gründe seinen Newsletter direkt vom eigenen Webserver verschicken zu lassen. Viele der auf Erstellung und Versand von Newslettern spezialisierten Dienstleister haben ihren Firmensitz in den USA. Seit dem Schremms II Urteil Schremms II Urteil im Jahr 2020 und dem damit verbundenen Ende des Privacy Shields, gelten die USA als unsicheres Drittland. Damit ist der Versand eines Newsletters über einen Dienstleister aus den Vereinigten Staaten nur unter sehr eigeschränkten Bedingungen, falls überhaupt, rechtlich einwandfrei möglich. Natürlich ist auch die Hoheit über die eigenen Daten und die direkte Möglichkeit einer sicheren Datenverarbeitung ein nicht zu unterschätzender Grund für den Newsletterversand mit dem eigenen Server.
Mit dem entsprechenden Newsletter-Plugin ist das Newsletter-Handling mit WordPress genau so einfach möglich, wie mit einem externen Dienstleister.
Newsletter-Plugin für WordPress
Ich stelle euch hier vor, wie ihr das Plugin Newsletter von Web Agile installiert, konfiguriert und benutzt. Leider ist das Plugin (noch) nicht vollständig übersetzt und die Bezeichnungen der Menüpunkte werden teilweise nicht konsistent verwendet. Trotzdem ist dieses WordPress-Plugin, die aus meiner Sicht zurzeit beste WordPress-Erweiterung zum Versand von Newslettern.
Nachteile?
Gleich vorab: Für eine sehr große Anzahl von Empfängern ist es sinnvoll einen externen Dienstleister mit dem Versand eines Newsletters zu beauftragen. Je größer die Anzahl der verschickten Mails desto größer ist auch die Gefahr, das der Mailserver als Spamversender eingestuft wird. Newsletterplugins für WordPress versenden E-Mails deswegen grundsätzlich in kleinen Portionen und machen zwischen den einzelnen Paketen eine Pause. Bei 1.000 Empfängern ist das noch kein Problem, bei 10.000 Empfängern würde der Versand aber Ewigkeiten dauern. Außerdem bieten professionelle Newsletterversender zusätzliche Optionen wie A/B-Tests und erweitertes Retargeting. Für einen Newsletter mit ein paar Hundert Nutzern ist die lokale Lösung per WordPress-Plugin aber völlig ausreichend.
Los geht’s mit der Installation
Die Installation ist der einfachste Teil: Loggt euch in das Backend eurer Webseite ein, klickt auf den Menüpunkt Installieren unterhalb von Plugins. In das Suchfenster gebt ihr „Newsletter“ ein und klickt in der Ergebnisliste auf der Beschreibung des Plugins Newsletter auf Jetzt installieren.
Jetzt noch ein Klick auf Aktivieren, dann ist die Installation abgeschlossen und eure WordPress-Installation hat einen zusätzlichen Menüpunkt Newsletter.
Wenn ihr den Menüpunkt Newsletter das erste Mal anklickt führt euch ein Wizard durch die Grundkonfiguration.
Im ersten Schritt gebt ihr den Absendernamen und die Absenderadresse für euren Newsletter ein.
Dann könnt ihr festlegen, wie der Button auf eurer Webseite beschriftet sein soll, mit dem eure Besucher euren Newsletter abonnieren können. Die beiden Schalter Fragen Sie nach ihren Namen und Fügen Sie eine Datenschutz-Checkbox hinzu solltet ihr anschalten. Sonst wird es nachher schwer den Newsletter zu personalisieren und rechtskonform zu versenden.
Im nächsten Schritt wird automatisch eine neue Seite erzeugt, auf der sich registrierte Benutzer anmelden und ihre Einstellungen verwalten können.
Danach wir der Versand der Mails über die Webseite getestet. Falls nach dem Klick auf Eine Nachricht senden keine Mail bei euch ankommt (schaut auch in den Spam-Ordner), klickt ihr trotzdem auf Weiter. Dann müssen wir später ein Addon installieren, mit dem der Versand des Newsletters per SMTP und damit über einen fast beliebigen Mailserver möglich ist.
Weiter geht es mit dem Hinzufügen eines Widgets in der Sidebar, mit dem sich neue Abonnenten für euren Newsletter anmelden können.
Dazu klappt ihr in dem Widgetbereich, den ihr euch für die Anmeldung ausgesucht habt (z. B. Sidebar), klickt auf das + unterhalb des Widget-Titels und dann in der Widget-Übersicht auf Newsletter subscription form. Jetzt noch den Text „Subscribe to our newsletter!“ anpassen und rechts oben auf Aktualisieren klicken, dann ist das Widget einsatzbereit.
Wenn ihr das Fenster mit der Widget-Konfiguration schließt und den letzten Schritt im Wizard mit Weiter bestätigt habt, ist das Newsletter-Plugin fast bereit zum Einsatz.
Die Logik des Newsletter-Plugins
Das Newsletter-Plugin verwaltet alle Abonnenten in einer gemeinsamen Datenbank. Welche von den Abonnenten aus dieser Datenbank mit einem Newsletter angeschrieben werden, definiert ihr in einer oder mehreren Listen. Die Abonnenten können beliebigen Listen zugeordnet werden.
Listen haben noch weitere Funktionen. In den Einstellungen einer Liste könnt ihr außerdem festlegen, wie das Anmeldeverhalten des Widgets für diese Liste ist und wie das Anmeldeformular generell aussieht.
Den Newslettern könnt ihr die Listen zuordnen, an den die betreffenden Newsletter verschickt werden sollen.
Hört sich kompliziert an? Ist es aber nicht. Wir gehen jetzt einmal alles Schritt für Schritt durch.
Für alles weitere benutzt ihr das interne Menü des Plugins:
Als erstes kümmern wir uns um die Einstellungen der Listen. Dazu klickt ihr im internen Menü auf Liste erstellen –> Anmeldeformular Felder, Buttons, Labels. Hier könnt ihr die Beschriftungen in eurem Anmeldeformular einstellen. Wichtig: Fügt in das Feld Privacy URL unbedingt den Link zu eurem Datenschutzhinweis ein.
Weiter geht es mit Liste erstellen –> Anmeldung. Dort solltet ihr unbedingt das Drop-down-Menü hinter Opt-In auf Double Opt-In stellen. Die Voreinstellung Single Opt-In ist in Deutschland nicht rechtskonform.
Im Menüpunkt Listen erstellen –> Listen gebt ihr eurer ersten Liste einen aussagekräftigen Namen, z. B. Newsletter 😉
Im nächsten Menüpunkt Sicherheit, könnt ihr eure Maßnahmen zum Schutz vor Spam-Anmeldungen einstellen. Antibot deaktivieren sollte auf Nein bleiben, dadurch wird dem Formular ein relativ wirksamer Schutz vor automatisiertem Formularspam zugefügt. Akismet sollte deaktiviert bleiben, da es zurzeit datenschutzrechtlich Probleme machen könnte. Mit der Einstellung Antiflood könnt ihr festlegen in welchen Minimalabständen ein Nutzer sich zum Newsletter anmelden kann. Zum Blocken automatischer Anmeldeversuche reicht die Voreinstellung 1 Minuten aus. Das Captcha würde ich nur aktivieren, wenn die Spam-Anmeldungen überhand nehmen. Dann solltet ihr unbedingt den Datenschutz bedenken.
Im letzten Menüpunkt unterhalb von Listen erstellen (Abmelden), legt ihr fest, welchen Inhalt die Benachrichtigungen bei einer Abmeldung vom Newsletter haben sollen. Die Standardeinstellungen sollten in den meisten Fällen schon passen.
Bevor wir zum eigentlichen Newsletter kommen, machen wir noch einen letzten kleinen Umweg über den Menüpunkt Einstellungen. Im Unterpunkt Grundeinstellungen könnt ihr den Absender des Newsletters und die E-Mailadressen für eine Antwort auf den Newsletter und eine Rückgabeadresse für Fehlermeldungen einrichten, falls diese Mails nicht an die Absenderadresse gehen sollen.
Jetzt kommen wir zum eigentlichen Newsletter. Den erstellt ihr mit dem Menüpunkt Newsletters –> Newsletter erstellen. Dort müsst ihr als erstes eine der vorhandenen Vorlagen wählen. Ich habe im Beispiel die Vorlage „Story or full article“ ausgewählt.
Die einzelnen Bereiche könnt ihr bearbeiten indem ihr mit der Maus über den entsprechenden Bereich geht und dann auf das Bearbeiten Icon klickt. Wenn ihr weitere Elemente in euren Newsletter einfügen möchtet, könnt ihr diese Elemente aus der Übersicht rechts per Drag-and-drop in die Newslettervorlage einfügen.
Außerdem könnt ihr verschiedene Platzhalter in den Newsletter einfügen, die beim Versand automatisch durch die damit verknüpften Inhalte erstetzt wird. Der Platzhalter {name} wird beispielsweise durch den Namen des Empfängers ersetzt. Eine Übersicht über die Platzhalter erhaltet ihr, wenn ihr auf den Link „You can use tags to inject subscriber fields.“ im Editor klickt.
Nach dem Bearbeiten der einzelnen Bereiche klickt iht zum Speichern oben rechts auf Anwenden. Wenn ihr den Newsletter komplett fertiggestellt habt, nicht vergessen unten rechts auf Speichern zu klicken.
Vor dem Versenden des realen Newsletters wollt ihr bestimmt testen wie euer Newsletter nach dem Versand aussieht. Dazu klickt ihr rechts oben auf den Button Test und verschickt den Newsletter an euren Testaccount oder eine individuelle E-Mailadresse.
Wenn der Newsletter zu eurer Zufriedenheit ausgefallen ist, könnt ihr den realen Versand starten. Dazu klicke ihr rechts unten auf den Button Weiter und wählt im nächsten Schritt die Liste aus, an die der Newsletter verschickt werden soll. Im Beispiel ist das die Liste „Newsletter“ mit einem Empfänger.
Ihr könnt den Newsletter entweder mit dem Button Jetzt senden sofort absenden oder durch einen Klick auf Schedule zu einem vorher festgelgeten Zeitpunkt in der Zukunft versenden lassen.
Nach dem Absenden, könnt ihr im Dashboard den Versandvorgang beobachten.
Durch klicken auf den Statistik-Button könnt ihr eine einfache Statistik des Newsletterversands aufrufen.
Eine genauere Statistik bekommt ihr mit dem kostenpflichtigen Statistik-Plugin. Mit dem Plugin habt ihr auch ein paar erweiterte Retargeting-Möglichkeiten.
Viel Erfolg mit eurem Newsletter.
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